De meeste Microsoft 365-migraties gaan technisch prima. Wat misgaat, gaat mis in de randen: een gedeeld postvak dat niemand had opgegeven, een mappenstructuur die na de overzetting anders heet, een medewerker die maandagochtend zijn agenda niet ziet. Geen ramp op zichzelf, maar samen bepalen ze of het traject wordt herinnerd als geslaagd of als rommelig.
Grip houden betekent in dit verband niet dat alles vlekkeloos verloopt. Het betekent dat je op elk moment weet waar je staat, wat er nog open is en wat je doet als iets niet werkt. Hieronder loop ik de fasen langs die ik in de praktijk aanhoud, met per fase de risico's en de dingen die je beter vooraf vastlegt.
Fase 1: inventarisatie
Dit is de fase waarin de meeste tijd zit en de minste zichtbare voortgang. Toch bepaalt hij het grootste deel van de uitkomst, want alles wat je hier mist, kom je later tegen op het slechtst mogelijke moment.
Wat je in kaart brengt:
- Postvakken, met onderscheid tussen persoonlijke postvakken, gedeelde postvakken, resources zoals vergaderruimtes, en distributielijsten.
- Bestanden: waar staat wat, hoeveel is het, hoe diep is de mappenstructuur en welke mappen worden feitelijk nog gebruikt.
- Applicaties die aan mail of bestanden hangen: boekhoudpakketten die facturen versturen, scanners die naar een map schrijven, een CRM dat mail archiveert, kopieerapparaten met een adresboek.
- Externe koppelingen: mailadressen bij leveranciers, formulieren op de website, doorstuurregels naar accountants.
- Apparaten en clients die verbinding maken, inclusief de oude telefoon van iemand die nog steeds netjes mail ophaalt.
De vraag die dit blootlegt: wie is eigenaar van elk onderdeel? Een postvak zonder eigenaar is een postvak waar niemand over kan beslissen, en dat blokkeert later een besluit dat snel genomen moet worden.
Fase 2: opschonen
Migreren is verhuizen. Je neemt niet alles mee wat op zolder ligt. Toch is dit de fase die het vaakst wordt overgeslagen, met als gevolg dat je oude rommel voor veel geld en tijd naar een nieuwe omgeving kopieert.
Concreet: postvakken van vertrokken medewerkers archiveren of afsluiten, distributielijsten die al jaren niemand gebruikt opheffen, mappen met versies uit een ver verleden apart zetten, en dubbele structuren samenvoegen. Let ook op bestandsnamen met tekens die in SharePoint anders werken dan op een oude bestandsserver, en op paden die zo lang zijn dat ze problemen geven.
De valkuil hier is uitstel. Opschonen vraagt beslissingen van mensen die het druk hebben, en het is verleidelijk om te zeggen dat je het na de migratie wel doet. Dat gebeurt nooit.
Fase 3: rechten en identiteit
Wie mag wat zien? In veel MKB-omgevingen is dat organisch gegroeid: iemand kreeg ooit toegang tot een map en die toegang is nooit ingetrokken. Een migratie is het enige natuurlijke moment om dat recht te zetten.
Wat ik hier vastleg voordat er iets verhuist:
- Welke groepen er zijn en wat ze betekenen, uitgedrukt in rollen en niet in namen van personen.
- Welke mappen of sites vertrouwelijk zijn en wie daar toegang toe houdt.
- Hoe beheerdersrechten zijn verdeeld en wie een breekglasaccount beheert voor noodgevallen.
- Of meervoudige verificatie voor iedereen aan gaat, en zo ja, vanaf welk moment.
Let op de volgorde: rechten inrichten vóór de gegevens verhuizen. Andersom betekent dat er een periode is waarin iedereen alles kan zien, en die periode duurt altijd langer dan gepland.
Fase 4: communicatie
De techniek verplaatst gegevens; communicatie bepaalt hoe mensen de verandering ervaren. Ik houd het simpel: drie momenten.
Ruim van tevoren een korte aankondiging met wat er verandert, wanneer, en wat het voor de medewerker betekent. Geen technische uitleg, wel concreet: je wachtwoord blijft hetzelfde, je mail verhuist, je vindt je bestanden op deze plek.
Vlak ervoor een praktische instructie: wat moet je vrijdag doen voordat je naar huis gaat, wat zie je maandag, en waar meld je iets dat niet werkt.
Erna een korte bevestiging dat het klaar is, met het meldpunt duidelijk vermeld.
Wat je vooraf vastlegt: wie het aanspreekpunt is, waar meldingen binnenkomen en wie ze oppakt. Zonder dat sturen mensen hun probleem naar de collega die toevallig het handigst is, en verlies je zicht op wat er werkelijk speelt.
Fase 5: pilot
Nooit in één keer iedereen. Kies een groep van vijf tot tien mensen die samen de organisatie vertegenwoordigen: iemand van kantoor, iemand die veel onderweg is, iemand met een afwijkende applicatie, en bij voorkeur iemand die kritisch durft te zijn.
De pilot toetst niet of de techniek werkt, want dat weet je al. Hij toetst of de instructie klopt, hoeveel vragen er komen, hoe lang de overzetting per persoon duurt en welke dingen je niet had bedacht. Verzamel de uitkomsten en pas de aanpak aan voordat je verdergaat. Een pilot waarna niets verandert, was geen pilot.
Fase 6: overzetten in golven of in één weekend
Nu de keuze: alles in één weekend, of gespreid in golven.
| Aanpak | Wanneer passend | Belangrijkste risico |
|---|---|---|
| Eén weekend | Kleinere organisatie, overzichtelijke omgeving | Weinig ruimte om te herstellen als iets tegenvalt |
| Golven per afdeling | Meer medewerkers, meerdere locaties | Langere periode waarin oud en nieuw naast elkaar bestaan |
Bij golven ontstaat er een tussenperiode waarin sommige mensen al over zijn en anderen nog niet. Agenda's en gedeelde postvakken vragen dan extra aandacht, want dat is precies waar de twee werelden elkaar raken. Leg vooraf vast hoe je daarmee omgaat.
Voor het moment zelf: maak een draaiboek met tijdstippen, verantwoordelijken en per stap een controle die vaststelt of hij is geslaagd. Spreek af wie mag besluiten om te stoppen, en op basis waarvan.
Rollback-denken
Een volledige terugdraai is bij een mailmigratie in de praktijk zelden haalbaar zodra mail op de nieuwe omgeving binnenkomt. Daarom denk ik liever in terugvalopties dan in terugdraaien.
- Laat de oude omgeving staan. Zet hem niet uit op de dag van overgang. Houd hem bereikbaar zolang er twijfel is, zodat je kunt nakijken wat er stond.
- Bewaar een aantoonbare kopie van de gegevens zoals ze waren, los van de migratie zelf.
- Bepaal per stap wat de terugvaloptie is. Voor de meeste stappen is dat niet ongedaan maken, maar opnieuw uitvoeren of handmatig aanvullen.
- Leg vast wanneer je stopt. Een vooraf afgesproken grens, bijvoorbeeld een aantal mislukte postvakken of een overschreden tijdstip, voorkomt dat je om vier uur 's nachts een beslissing neemt die niemand meer kan overzien.
Fase 7: nazorg en adoptie
De migratie is klaar als mensen normaal werken, niet als de laatste byte is gekopieerd. Reken op twee tot vier weken waarin er meldingen binnenkomen. Plan die tijd in plaats van hem te ondergaan.
Wat helpt: een vast inloopmoment in de eerste week, een korte lijst met de vijf meest gestelde vragen, en gerichte uitleg voor de dingen die echt anders zijn. Adoptie gaat zelden over de techniek en bijna altijd over gewoontes. Iemand die twintig jaar bestanden op een netwerkschijf opsloeg, heeft een reden nodig om dat anders te doen, niet alleen een nieuwe knop.
Sluit af met een korte evaluatie: wat is nog open, wat mag uit, en wie beheert wat vanaf nu. Zonder die laatste vraag blijft een migratie een project zonder eigenaar.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
De kern is niet ingewikkeld: inventariseer eerlijk, gooi weg wat weg kan, regel rechten vóór gegevens, test met een kleine groep en houd je oude omgeving beschikbaar tot je zeker weet dat je hem niet meer nodig hebt. Het meeste ongemak bij migraties komt niet uit techniek maar uit dingen die niemand had opgeschreven.
Sta je aan het begin van zo'n traject en wil je toetsen of je aanpak compleet is, dan kijk ik daar graag vrijblijvend een keer met je naar.
Geschreven door Mohamed Zagoudi. Gepubliceerd op , laatst gecontroleerd op . Dit artikel is gebaseerd op eigen praktijkervaring en bevat geen verwijzingen naar specifieke klanten.